不動産業界（仲介・賃貸）必見！ HubSpot CRMで顧客・物件情報の一元管理と成約率を向上

不動産仲介の業務フロー

不動産仲介事業は、オーナー（貸主）と入居希望者（借主）をつなぐビジネスです。
仲介における業務は、単に入居希望者に対して部屋を貸し出すだけではなく、空室物件の募集（マーケティング）、入居希望者への対応、営業活動、契約手続き、そして成約すれば契約情報の管理や入居後フォローなど、実際の業務は多岐にわたります。

上の図では、不動産仲介業の業務フローをまとめています。
左から2番目が「仲介会社」の業務フローですので、ここを中心に業務内容とフローを見ていきましょう。

①空室情報調査

まず、仲介会社は管理会社やオーナーから空室情報を収集し、募集活動を行います。
具体的には以下の業務を行います。

空室情報の調査
・既存の管理物件の空室を確認
・管理会社やオーナーからの空室物件情報を収集
・REINS、ATBB、ERAなどの共通データベースから物件を検索

②入居者募集

次に、仲介会社は入居者の募集を行います。
具体的には以下の業務を行います。

入居者の募集
・自社サイトへ空室物件を掲載
・SUUMO、HOME’S、アットホームなどのポータルサイトへ空室物件を掲載
・店頭POPやチラシの作成
・公式サイトやSNSでの情報発信
・メルマガやLINE公式アカウントで既存顧客へ情報配信

③入居希望者への対応と営業活動

つづいて、入居希望者からの問い合わせに対応し、物件案内や内見調整を行います。
具体的には以下の業務を行います。

問い合わせ対応
・電話/メール/LINE/Webサイトのチャットボットを活用し、迅速に対応
・希望条件をヒアリングし、最適な物件を提案

物件紹介・内見調整
・条件に合う物件をリストアップし、提案
・内見のスケジュールを調整（管理会社/オーナーと連携）
・当日の案内/説明、内見時のポイント説明

④申込受付・審査対応

入居希望者が物件を気に入れば、申込手続きを進めます。
具体的には以下の業務を行います。

申込受付
・申込書の記入/提出（オンライン申込対応も増加）
・必要書類の回収（本人確認書類、収入証明など）

審査対応
・管理会社/保証会社へ審査依頼
・連帯保証人の確認
・必要に応じて入居希望者への追加質問対応

⑤契約手続きと引き渡し

審査が通った後は、契約手続きを進め、鍵の引き渡しを行います。
具体的には以下の業務を行います。

契約手続き
・賃貸借契約書の作成/締結（電子契約の活用も増加）
・初期費用や仲介手数料の請求/入金確認
・火災保険/保証会社の契約手続き

鍵の引き渡し
・重要事項説明（対面またはオンライン）
・契約完了後、入居者へ鍵を引き渡し
・敷金/礼金/家賃の請求/入金確認

⑥入居後フォロー・更新退去手続き

契約が完了し、入居が始まった後も、仲介会社の仕事は終わりではありません。
具体的には以下の業務を行います。

入居後フォロー
・入居直後の不備やトラブル対応（鍵の紛失、設備の不具合など）
・契約更新時のリマインド（満了3ヶ月前に通知）
・退去時のサポート（退去立ち合い、敷金精算の案内）

このように、不動産仲介会社ではBtoCとBtoBの両方の側面を持つ、様々な業務があります。

不動産仲介事業におけるCRMの重要性

不動産仲介事業では、空室物件の募集（マーケティング）・入居希望者対応（営業）・入居後フォローなどの各業務を管理・効率化し、売上を最大化するためにCRMが重要な役割を担います。
特に、以下の点でCRMの活用が求められます。

・入居希望者/物件情報を常に最新に保ち、スムーズなマッチングを実現する
・入居希望者のニーズを把握し、最適な提案（マッチング）をする
・問い合わせ対応を迅速化し、機会損失を防ぐ
・長期的な顧客関係の構築、リピーターや紹介につなげる

それぞれ詳しく解説していきます。

入居希望者・物件情報を常に最新に保ち、スムーズなマッチングを実現する

不動産仲介業では、「入居希望者の希望条件」と「最新の物件情報」を素早くマッチングさせることが重要です。

例えば、入居希望者が「〇〇駅徒歩10分以内・築浅・1LDK・家賃10万円以下」という条件を希望している場合、最新の空室情報と照合し希望条件に沿う物件を即座に提案できるかどうかが成約率を左右します。

そこでCRMを導入すると、
入居希望者情報（希望条件や過去のやり取りなど）や物件情報（最新の物件情報や物件の詳細情報など）をリアルタイムで更新・管理できるため、希望条件をヒアリングしながら当てはまる物件情報を絞り込んでいく、といったことができスムーズなマッチングに繋がります。

入居希望者のニーズを把握し、最適な提案をする

入居希望者は、単に「物件があるから契約する」のではなく、自分のライフスタイルや希望に合った物件を求めています。
ここで最適な物件の提案ができれば、成約につながります。
CRMを導入すると、以下のデータを細かく管理できます。

・問い合わせ履歴
・物件の閲覧履歴
・過去の内見履歴
・希望条件（賃料・間取り・専有面積・階・築年数・駅徒歩など・設備・ペット可否など）
・家族構成　
・ウェブアクティビティ　など

例えば、ファミリー向けの物件を探している方がいた場合、近隣の学校やスーパーなどの情報も含めた物件の提案をしたり、過去に「ペット可」の物件ばかりを閲覧している方に対しては新たにペット可物件が出たら即時提案をするなどが可能になります。

このように、単なる物件紹介ではなく、入居希望者がイメージするライフスタイルやニーズを的確に捉えたうえで提案することで、成約率の向上が期待できます。

問い合わせ対応を迅速化し、機会損失を防ぐ

不動産仲介事業では、入居希望者からの「問い合わせ」に対する反応スピードが、成約に大きな影響を与えます。

通常、不動産仲介業界では、レインズ（REINS）やATBBなどの共通データベースや、アットホーム、SUUMO、HOME’Sなどの共通の物件データベースを利用して、複数の不動産仲介会社が同じ物件情報を収集・掲載しています。

そのため、顧客が問い合わせた物件をどの不動産会社でも紹介できるケースが多く、人気の物件ほど競争が激しくなり、対応の遅れが機会損失につながる可能性が高いです。
特に顧客が好む「駅近・築浅・低賃料」といった条件が揃った物件は競争率が高くすぐに埋まるため、問い合わせへの反応スピードは非常に重要です。

CRMを導入すると、

・問い合わせが入った瞬間に担当者へ通知を送り、知らせる
・電話/メール/ウェブチャット/LINEなど複数のチャネルからの問い合わせをCRM内で一元管理できる（オムニチャネルコミュニケーションがとれる）

といったことができるため、対応を迅速化し、機会損失を防ぐことができます。

長期的な顧客関係の構築、リピーターや紹介につなげる

不動産仲介業では、新規契約を取るだけでなく、契約更新や住み替え時にリピーターとして再契約してもらうことも重要です。
また、既存入居者からの紹介は、新規リード獲得の大きなチャンスになります。
CRMを導入することで、

・契約更新時期が近づいたら自動でリマインドメールを送信する
・退去予定者に新しい物件の提案を自動送信し、住み替えを促進する
・紹介制度と連携して既存入居者に「友人を紹介すると特典がもらえる」キャンペーンを案内する

など、単発の契約に終わらせず、長期的な顧客関係を築くための施策を打つことが可能になります。

不動産仲介事業におけるCRM選定のポイント

ここまで述べてきたように、不動産仲介会社では、顧客情報の管理、物件情報の更新、契約・請求の管理、問い合わせ対応の迅速化など、多岐にわたる業務を効率的かつスピーディーに行う必要があります。

そのため、CRM（顧客関係管理システム）を導入する際には、業務の特性に適した機能を備えているかどうかを慎重に検討することが重要です。
以下は主なチェックポイントです。

・顧客/物件/契約情報を一元管理できるか
・営業、カスタマーサポートの問い合わせ対応を迅速化するための機能が備わっているか
・外出先でもモバイルでCRMにアクセス可能か
・MAやSFAとの連携が可能か
・導入・運用コストとサポート体制が適切か

入居希望者と物件の管理に適しているHubSpot CRM

アメリカに本社があるHubSpot社が提供している「HubSpot CRM」には、

・顧客/物件/請求情報すべてを一元管理できる
・ワークフローや通知機能が利用できる
・MAやSFAツールとのシームレスな連携ができる
・外出先でモバイルからCRMにアクセスできる
・サポート体制が充実している

といった特徴があり、不動産仲介会社の業務効率化と成約率向上のために必要な機能が搭載されています。
それぞれ詳しく解説します。

顧客・物件・請求関係すべてを一元管理できる

不動産仲介業では、以下のようなさまざまな情報を管理する必要があります。

管理すべき情報（データ）	内容
顧客情報	入居希望者の基本情報・問い合わせ履歴・内見履歴
物件情報	取り扱い物件の空室状況・賃料・所在地・設備
契約情報	申し込み状況・契約締結日・更新期限・解約予定
請求情報	初期費用・敷金・礼金・仲介手数料の請求・入金確認

HubSpot CRMを導入すると、これらのすべての情報を一元管理できます。
また、顧客情報、物件情報、契約情報、請求情報は相互に連携可能です。

例えば、
「田中さん（顧客情報）に提案中の空室物件（物件情報）はアパートメントAである」
「田中さん（顧客情報）が入居したアパートメントA（物件情報）の敷金礼金の支払い関する情報（請求情報）は20万円である」
などのように、相互に連携する形で一元管理ができます。

ワークフローや通知機能が利用できる

不動産仲介業では、入居希望者からの問い合わせがあった際に、即座に対応できるかどうかで成約や売上に大きく影響します。

また、問い合わせから成約に至るまでの間に、物件紹介や内見の日程調整、契約手続き、契約更新管理など、多岐にわたる業務を適切に遂行しなければならず、万が一対応漏れや人的ミスが発生してしまうと成約率の低下や顧客満足度の低下につながることもあります。

HubSpot CRMでは、「ワークフロー機能」や担当者への「通知機能」を使って、業務の自動化や進捗管理、フォローアップの徹底をすることができます。

▼ワークフローの例

業務プロセス	自動化の例
問い合わせ対応	問い合わせがあったら電話タスクを担当者に自動送信
契約更新管理	契約満了の1か月前に入居者へ更新案内メールを自動送信
フォローアップ	内見後の顧客に対し、3日後に追客メールを自動送信

▼通知の例

業務プロセス	通知を受け取る人	通知の例
問い合わせが発生した時	営業担当者	「新しい問い合わせが入りました：○○様（物件名：△△）」の通知を送付
資料請求や内見予約があった時	営業担当者	「○○様が内見を希望しています（希望日時：△△）」の通知を送付
内見後のフォローアップ	営業担当者	「○○様（内見済み）のフォローアップを実施してください」の通知を送付
契約更新時期の通知（1ヶ月前）	カスタマーサポートまたは営業担当者	「契約更新の時期です。更新手続きをご案内します。」の通知を送付

MAやSFAとのシームレスな連携ができる

不動産仲介会社の中には、すでにMA（マーケティングオートメーションツール）やSFA（営業支援ツール） を導入している企業や、今後導入を検討している企業も多いのではないでしょうか。

HubSpot CRMは、MAやSFAとの連携も簡単にでき、マーケティングや営業、契約管理まですべての業務を効率化できます。
HubSpot社が提供しているMA・SFAとの連携以外にも、他社が提供しているMA・SFAとの連携もアプリマーケットプレイスから簡単にできます。

HubSpot CRMと連携できる主なMA、SFAは以下のとおりです。

▼MA

HubSpotが提供するMA	Marketing Hub
他社が提供するMA	Marketo／ActiveCampaign／Account Engagement／Brevo　など

▼SFA

HubSpotが提供するSFA	Sales Hub
他社が提供するSFA	Sales force　など

外出先でもモバイルで操作できる

不動産仲介の営業担当者は、以下のように日々の業務の中で外出が多い職種です。

・物件の現地確認
・入居希望者の内見対応
・契約手続きのための外出（書類の受け取りなど）

こうした外出先でも、営業担当者は顧客情報や物件情報を確認したり、メモを残したりしたいといったニーズは多いです。

HubSpotには公式のスマートフォンアプリ（iOS/Android）があります。

このアプリケーションをダウンロードしておくことで、HubSpot CRMに外出先からアクセスでき、顧客情報や物件情報を確認・更新することができ業務効率化に繋がります。

参考記事：HubSpotモバイルアプリとは？機能を解説

サポート体制が充実している

CRMを導入する際には、「ツールの使いやすさ」だけでなく、導入後のサポート体制が充実しているか も重要なポイントになります。

HubSpotでは、ユーザーの疑問やトラブルを解消するためのサポート体制が充実しています。
無料プランを導入している場合は、「ナレッジベース」「オンライン学習コンテンツ」「HubSpotコミュニティ」を利用することができます。

Starterプラン以上を導入している場合は、上記に加えて「チャット」「メール」でカスタマーサポートチームに問い合わせることも可能です。

また、Professionalプラン以上を導入している場合は、先に述べたすべてのサポートに加えて、「電話」によるサポートを受けることも可能です。

詳細	対象プラン
HubSpotの各種機能に関するナレッジを閲覧可能	無料プラン含むすべてのプラン
「HubSpotアカデミー」を無料で利用でき、HubSpotの機能について自己学習できる	無料プラン含むすべてのプラン
・HubSpotユーザー向けのセミナーイベントのお知らせ ・お役立ちコンテンツのお知らせ ・掲示板での質問が可能	無料プラン含むすべてのプラン
チャットを用いて質問可能。5分以内に返答があり、人またはAIがチャットで回答してくれる	Starter以上 ※無料プランは不可
メールを用いて質問可能。回答には1営業日ほどかかる	Starter以上 ※無料プランは不可
サポートチームと直接通話し質問可能	Starter以上 ※無料プランは不可

不動産仲介事業におけるHubSpot活用イメージ

不動産仲介の業務は、主に

・マーケティング（入居希望者の集客／ナーチャリング）
・営業
・カスタマーサポート
・その他

と4つに分類できます。
これらの業務は、「正確かつ最新の状態で管理された顧客情報と物件情報」をベースに行うことで効率化できます。
実際に、HubSpot CRMでどのようなことができるのかをご紹介します。

CRM：顧客情報と物件情報の管理

不動産仲介業においてまずベースとなるのは、「顧客情報」と「物件情報」です。
HubSpot CRMでは、これらの情報を一元管理することができます。
HubSpot CRMで管理する際のイメージとしては、それぞれ次のようになります。

顧客の情報は、以下のように細かく管理することが可能です。

顧客の基本情報
・氏名
・性別
・年齢／生年月日
・電話番号　など
・メールアドレス

希望条件
・希望のエリア（第1～第3希望など）
・希望の間取り（1R／1LDK／3LDKなど）
・希望の専有面積（㎡・坪）
・希望の家賃（上限・下限）
・最寄り駅／駅徒歩何分
・ペットの可否
・築年数
・設備条件
・入居希望時期　など

属性情報
・職業（会社員・学生・自営業など）
・勤務先／勤務地
・年収
・連帯保証人の有無　など

成約・審査状況
・申し込み状況（申込前・申込済）
・審査状況（未審査・審査中・審査通過）
・契約状況（未契約・契約済）　など

過去の問い合わせ履歴
・問合せ日／流入元
・内見履歴（内見日・内見物件）
・提案履歴（提案した物件）　など

▼物件情報のイメージ

物件情報も、以下のように細かく管理することが可能です。

基本情報
・物件名（マンション名・アパート名）
・住所（都道府県・市区町村・丁目・番地）
・最寄り駅／駅徒歩何分
・築年数　など

間取り・設備情報
・間取り（1R／1LDK／3LDKなど）
・専有面積（㎡・坪）
・向き（日当たり）
・設備（エアコン／オートロック／浴室乾燥機など）
・ペットの可否
・駐車場の有無／料金
・バルコニー／庭の有無　など

賃貸条件
・賃料
・共益費／管理費
・敷金／礼金
・更新料
・保証会社の要否　など

契約情報
・契約可能時期（即入居可／〇月以降）
・契約期間（2年など）
・解約予告期間
・更新可否　など

管理会社・オーナー情報
・管理会社名
・オーナー名（法人／個人）
・連絡先（電話・メール）　など

募集状況
・空室状況（オープン／クローズ）
・申し込み状況
・内見可能日
・募集開始日／終了日　など

そのほか、既存物件や最新物件の情報、契約済みの物件情報などについても管理をすることができます。
特に賃貸物件は、仲介会社による競争が激しいためすぐに満室となることもあり、募集状況（オープンかクローズか）の管理が非常に重要となります。

また、不動産仲介会社では、取引のステータスや関係性に応じて顧客を細かく分類する必要があり、HubSpotでは分類にも対応が可能です。
顧客情報を正確に管理することにより、マーケティング活動や営業活動の効率化につながりますので、常に最新の状態に保つようにしましょう。

以下に、顧客の分類をまとめています。企業によりどのように分類するかは異なりますので、参考情報として見てください。

分類	詳細
新規顧客	問い合わせや資料請求をした段階の新規顧客
見込み顧客（リード）	まだ具体的な物件を検討していないが、情報収集している顧客
入居希望者（ホットリード）	具体的に物件を探しており、内見を検討している顧客
申し込み者	気に入った物件を申し込み、審査待ちの顧客
入居者	賃貸契約が成立し、物件に住んでいる顧客
契約更新予定者	契約更新の時期が近づいている顧客
退去予定者	退去を予定している顧客
退去者（過去顧客）	すでに退去したが、再び利用する可能性がある顧客

マーケティング：入居希望者の集客

HubSpotでは、マーケティングにおけるコンテンツ制作や集客を行うための機能が搭載されています。
HubSpotのMA機能が非常に優れているところが他の不動産業務システム（いえらぶCLOUDなど）と異なる点です。
※ HubSpotのMA機能は、HubSpotのMarketing Hubという製品が担います。

以下の表では、不動産仲介業のマーケティング（入居希望者の集客）で打つべき施策と、HubSpotで対応できるかどうかをまとめています。
（〇：できる／△：一部できる／×：できない）

カテゴリー	施策	例	HubSpot
コンテンツ制作	物件ポータルサイト	賃貸物件を掲載するサイト ※検索モジュールの設置／チャットボットやフォームの最適化／他社との差別化 （例）障害者むけ物件専門、〇歳代むけ物件専門、DIY可能物件専門など）	〇 ※HubSpot CRMとContent Hubの連携により可能
	ブログ	物件紹介・エリア紹介・引越しガイドなど	〇 ※HubSpot CRMとContent Hubの連携により可能
集客 （ウェブ広告）	リスティング広告	キーワードで特定の物件ページを表示 （例）「エリア＋間取り」のキーワード	〇 ※HubSpot CRMとMarketing  Hubの連携により可能
	ディスプレイ広告	物件事例や写真を用いたリマーケティング広告の実施	△ ※トラッキングのみ可能、 配信不可 ※HubSpot CRMとMarketing  Hubの連携により可能
	SNS広告	Instagram・Meta・YouTubeなど	〇 ※HubSpot CRMとMarketing  Hubの連携により可能
集客 （オーガニック）	SEO	検索結果での上位表示を狙う （例）「エリア＋間取り」「2人暮らし＋エリア＋賃貸」などのキーワード	〇 ※HubSpot CRMとMarketing  Hubの連携により可能
	MEO	Googleビジネスプロフィールの最適化、口コミ管理	×
	SNS	Instagram・Pinterest・YouTubeなど （例）ルームツアー・モーニングルーティン・賃貸インテリア特集	△ ※Pinterestのみ不可 ※HubSpot CRMとMarketing  Hubの連携により可能

不動産仲介業において、マーケティングの要となるのは「物件ポータルサイト」です。
賃貸物件保有数が多く、物件あたりの情報量（物件の写真や周辺情報）も多く掲載しているサイトを保有していることが好ましいです。

そしてそのポータルサイトを利用して、ウェブ広告を配信します。
広告をクリックしたあとの遷移先は物件ポータルサイトの「特定の物件ページ」に遷移させるようにしましょう。

また、ウェブ広告以外にも、オーガニックでの集客も有力です。
物件紹介や周辺エリア紹介などのブログ記事を制作し、SEO対策を講じて検索結果の上位表示を狙う、Googleビジネスプロフィールの最適化をして店舗来店率を上げる、などを実施しましょう。

写真や動画がメインとなるSNSを運用して、ルームツアーなど暮らしのイメージが持てる投稿をするのも良いでしょう。

リードナーチャリング：見込み顧客の育成

HubSpotでは、リードナーチャリングを行うための機能が搭載されています。
リードナーチャリング（見込み顧客の育成）は、マーケティング活動によって獲得したリード（見込み顧客）の関心や成約意欲を高めていくことです。

賃貸への入居希望者は、ライフステージやライフプランなどの変化に伴い、住まいを見直す機会が度々訪れます。 そのたびに、新たな物件を検索し検討しますが、同じ仲介会社に依頼をするケースは多くはありません。

そのため、仲介会社にとってはリードナーチャリングが重要な戦略の一つとなります。
初回の問い合わせや内見だけ対応すれば終わりというわけでなく、成約に至っても至らなくてもその方と長期的な関係を築き、将来的な住み替えの際にも選ばれる存在となることが、継続的な成約獲得につながります。

HubSpotでは、リードナーチャリングに最適な機能が豊富に備わっています。
例えば、

・Eメールマーケティング機能（スポット配信・ステップメール配信の両方可）
・リスト機能（ナーチャリング対象者の絞り込み）
・LINE連携機能（Little Help Connectを活用したLINEとHubSpotの連携）
・SNS配信機能
・広告配信機能
・Zoom連携機能（ウェビナー実施を効率化）

などの多岐にわたる機能が備わっており、顧客の物件検討時にブランド想起してもらいやすくするためのナーチャリング活動を行いやすいです。

営業：営業活動・案件管理

HubSpotでは、不動産仲介営業担当者の営業活動や案件の管理も行えます。
営業部門では、各営業担当者の業務進捗や成約状況を可視化し、適切なKPI（重要業績指標）を管理することが不可欠です。
企業により異なりますが、具体的に以下のような指標をもとに営業進捗を管理します。

指標	内容
新規問い合わせ対応件数	新規顧客からの問い合わせ数
既存問い合わせ対応件数	過去に問い合わせのあった顧客への対応数
物件提案数	顧客へ提案した物件の数
内見調整数	内見をスケジュールした件数
内見数	実際に内見が行われた件数
問い合わせ→内見率	問い合わせから内見へ進んだ割合
内見→申込率	内見後、申し込みへ進んだ割合
申込→成約率	申し込みから成約に至る割合
成約件数	成約した件数
仲介手数料売上	仲介手数料として発生した売上

この中でも特に、「問い合わせ→内見率」が最も重要な指標で、「内件→申込率」は低くて2割、高くて6割、「申込→成約率」は8割に到達していることが理想です。

HubSpotには、営業向けの「取引パイプライン機能」が備わっており、入居希望者の取引ス
テージを可視化し、各取引がどのステージにあるかをカンバン形式で表示してくれます。
例えば、次のようにステージ名を設定することが可能です。

ステージ名
新規問い合わせ
既存問い合わせ
物件提案済
内見調整中
内見済（フォロー中）
申込受付
審査中
審査承認済
契約完了
成約済
退去済

関連記事：
📚HubSpotのパイプラインとは？案件・商談管理に役立つパイプラインの設定方法を解説

営業：物件提案活動を効率化する「Matching Extension」

不動産仲介の営業担当者は、入居希望者の希望条件をヒアリングし、膨大な物件情報の中から条件に合う物件を選定し、提案するという作業が日々発生します。

しかし、この作業は非常に手間がかかり、営業担当者の業務負担が大きいという課題があります。

そこで、弊社が提供するHubSpot拡張アプリ「Matching Extension」を活用することで、物件提案の業務を大幅に効率化し、スピーディな対応を実現 できます。

Matching Extensionでできることは、以下の3つです。

1. 希望条件に合う物件を素早く絞り込み
入居希望者の希望条件やライフスタイルから自動で物件の絞り込みを行うことができます。
絞り込み条件の変更も容易なため、入居希望者に提案したい物件を素早く検索することが可能です。

2. 物件リストを即時送付
HubSpotから直接、選定した物件情報をURL/PDF化してメールやLINEで送信することが可能になります。
複数の物件情報をコンパクトに送信することができますので、入居希望者にも情報を見てもらいやすくなります。

3. 取引情報をワンクリック作成し、案件管理を効率化
HubSpotをすでにご利用中の方はイメージがつくかもしれませんが、HubSpotで取引情報を作成する場合、提案した物件ごとに情報を1つ1つ入力する必要がありました。
しかし、Matching Extensionを活用いただくことで、提案した物件を紐づけた複数の取引情報をワンクリックで作成することができるようになります。

このように、HubSpotの拡張アプリを上手に利用することで、より業務効率化を促進させることができます。

予実管理

HubSpotでは、予実管理も行うことができます。
予実管理とは、売上や粗利などの目標（予算）と実際の成果（実績）を比較し、業務や仕組みを改善するための経営手法です。
HubSpotには「レポート機能」と「ダッシュボード機能」が搭載されており、組織全体の仲介手数料売上や粗利などの予算と実績、原価や広告ROIなど組織に必要な指標を可視化して一画面でまとめることができます。

また、先ほどの「営業成績管理」の章でも述べた、不動産仲介業では重要な指標である「内見数（顧客に対して実施した内見の件数）」もダッシュボードで可視化することが可能です。

カスタマーサポート

契約後の入居者対応も、不動産仲介会社にとって重要な業務です。
設備のトラブル対応や、家賃の未払い催促、鍵の紛失時の対応など、さまざまなサポートが求められます。

HubSpotには、「チケット管理機能」があり、入居者からの問い合わせへの対応進捗を「チケット」という形で可視化し、入居者情報と関連付けて管理でき、またカスタマーサポートチームで共有することができます。
以下は、チケット情報の画面イメージです。

例

コンタクト（入居者名）：南三条あやの
チケット：【緊急】鍵の紛失
チケット内容：
3月31日18時頃：
　外出時に自宅鍵を紛失した。
　合鍵は自宅内のため使用不可。
3月31日20時時点：
　緊急用鍵を店舗まで受け取りに来ていただく。
　また新たに合鍵の作製の必要ありとご案内済。
チケット担当者：カスタマーサポート
チケット作成日：2025年3月31日
優先度：緊急

分析

HubSpotでは、「レポート機能」や「ダッシュボード機能」を活用して、マーケティング・営業・カスタマーサポートのパフォーマンス分析もすることができます。
以下は、不動産仲介会社で分析する軸の例です。

◆マーケティング
不動産仲介のマーケティングでは、物件ポータルサイト、SEO、広告、SNSなど複数のチャネルを活用するため、それぞれの施策の効果を分析し、最適化することが求められます。

また、賃貸物件への入居・退居は、ユーザーのライフイベントや、異動などの辞令発表時期などのシーズナリティにより左右されがちなため、ユーザーの年齢層ごとの興味関心の把握やシーズナリティに合わせたコンテンツ整備などが重要になってきます。

HubSpotの分析機能では下記のようなマーケティングレポートを出力することができます。

例

自社サイト・物件ポータルサイト・各物件ページのパフォーマンス分析
・物件ページの閲覧数、問い合わせ率、滞在時間を分析し、人気のある物件や掲載方法の改善ポイントを特定
・物件情報のA/Bテスト（写真のレイアウトや説明文の違いなど）を実施し、コンバージョン率を最適化

集客チャネルの効果測定
・SEO・SNS広告・リスティング広告など各チャネルの流入数とコンバージョン率を比較し、最も効果的なチャネルを特定
・どのエリアやターゲット層が最も反応しているかを分析し、広告配信を最適化

リード獲得・ナーチャリングの進捗管理
・問い合わせ後の顧客がどの程度商談につながっているかを可視化し、改善策を立案
・HubSpotのリードスコアリング機能を活用し、購入意欲の高い見込み顧客を優先的にフォロー

◆営業
不動産仲介の営業では、問い合わせがあっても内見や契約に至らないケースや、内見をしても契約に至らないケースも多いため、「なぜ成約に至らなかったのか」という理由や営業プロセスの課題を丁寧に分析することも重要です。
そこでHubSpotの分析機能を活用することで、課題を特定し、営業力を強化していくことができます。

例

営業パイプラインの可視化
・物件紹介から内見、内見から成約までのプロセスを可視化し、どのステージで見込み顧客が離脱しているかを特定
・内見予約率や内見後の成約率を分析し、ボトルネックを解消

営業担当者のパフォーマンス分析
・各営業担当者の対応件数、内見回数、成約率を可視化し、成果の高い手法をチーム全体に共有
・フォローアップの頻度や対応スピードが成約率に与える影響を分析し、最適な営業アプローチを確

成約までのリードタイム短縮
・問い合わせから成約までの平均期間を算出し、迅速に対応すべき案件の特性を把握
・効果的なフォロー方法（メール・電話・LINEなど）をデータに基づいて最適化

◆カスタマーサポート
不動産業界においては、成約後のアフターフォローが不十分だと悪い口コミにつながる可能性があり、新規顧客の紹介やリピート顧客の獲得に影響が出る可能性もあります。そのため、データをもとにカスタマーサポートの品質を向上させることも非常に重要です。
HubSpotの分析機能を活用すれば、顧客満足度を向上させることが求められます。

例

問い合わせ対応の効率化
・賃貸契約後のサポート（鍵の引き渡し、管理会社の連絡先案内など）の問い合わせ件数と対応時間を分析し、対応を迅速化
・よくある問い合わせ（初期費用、契約更新の流れなど）をFAQ化し、自己解決を促進

顧客満足度（CSAT）や顧客ロイヤルティ（NPS）の分析
・取引終了後のアンケートを実施し、「担当者の対応」「物件情報の正確さ」「契約プロセスの分かりやすさ」などの評価をデータ化
・低評価の原因を分析し、営業・サポートプロセスの改善に活用

リピーターや紹介案件の獲得分析
・過去の契約者が再び利用している割合や、知人を紹介している割合を可視化
・リピーター獲得に有効な施策（アフターサービスの充実、定期的な情報提供など）を検討

このように、HubSpotでは各部門ごとに必要な分析を行うことができます。

なお、HubSpotでのレポート、ダッシュボード作成方法については、以下の関連記事で詳細に解説していますので参照ください。

関連記事：
📚HubSpotのレポート機能の特徴や作り方について解説
📚HubSpotのダッシュボード機能を解説！作成方法や活用方法とは？

HubSpotの導入相談はナウビレッジまで

いかがでしたか？
不動産仲介業界において、顧客情報と物件情報を適切に管理することは、成約率や顧客満足度の向上に直結するため非常に重要です。

HubSpot CRMを用いることで、顧客情報や物件情報の一元管理はもちろん、それらのデータをマーケティング・営業・カスタマーサポートの各部門が活用することで業務の効率化も測ることができます。

HubSpotを検討している、またはすでに導入しているがより効果的に活用したいといった不動産仲介業の方は、ぜひナウビレッジまでお気軽にご相談ください。

HubSpotについてナウビレッジに相談する