HubSpotのスニペット機能とは？ 作成方法や業務効率のための使い方を解説

HubSpotのスニぺット機能とは

スニペット機能とは

スニペット（snippet）とは、「切り取った小片」「切れ端」「断片」などを意味する用語です。
一般的に、プログラミングなどでソースコードやテキストの一部を示す用途で使用されたりすることが多いです。

HubSpotには「スニペット機能」が搭載されています。
この機能は、再利用可能な短いテキストや定型文を保存しておき、必要なタイミングで呼び出して使用できる機能です。

Eメールやチャット、メモ、タスク作成、プロパティーへの情報入力など、HubSpot内のあらゆる場面で使用することができます。

スニペットとテンプレートとの違い

HubSpotには、スニペット機能とよく似たテンプレート機能も搭載されています。
スニペット機能は、短いテキストやフレーズを保存して再利用するのに対し、テンプレート機能は、Eメールの件名と文章を保存して再利用します。
例えば、スニペットは「お世話になっております。〇〇株式会社の△△です。」のような短い文章に適しています。

一方でテンプレートはメール全体のフォーマットや内容を保存するため、用途に応じて使い分けるとよいでしょう。

▼「スニペット機能」と「テンプレート機能」の違い

	スニペット	テンプレート
用途	短いフレーズや定型文の再利用	メール全体や長文の保存・再利用
利用可能場所	・プロパティー ・Eメール ・メモ ・タスク ・ミーティングのメモ ・共有受信トレイのチャット etc	・Eメール
使用例	・挨拶文 （いつもお世話になっております。ナウビレッジ株式会社の●●です。） ・定型フレーズ ・会社住所 （〒107-0052 東京都港区赤坂2丁目10−5 赤坂日ノ樹ビル 2F）	・商品提案メール ・契約内容確認メール ・更新案内メール　 ・謝罪メール など

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スニペットの活用場面

スニペットは、以下のような場面・業務で活用すると便利です。

部門	活用シーン	スニペット例
営業	・挨拶文 ・自社の商品やサービス名	「いつもお世話になっております。ナウビレッジ株式会社の〇〇です」 「弊社では〇〇を提供しており、△△の分野で多くの実績がございます。」
		「Nowvillage Cloud」 「Nowvillage Drive Extension」
	・商談提案 ・フォローアップ	「ご提案の概要については以下をご確認ください：〇〇」
		「ご都合の良い日程を以下のリンクよりご選択ください：（日程調整リンク）」
	・見込み顧客のフォロー	「資料をご確認いただけましたでしょうか？ご不明点や追加で必要な情報がございましたらご連絡ください。」
		「現在、ご興味をお持ちいただいている内容や課題感について、さらに詳しくお聞かせいただければ幸いです。」
	・見積もり送付 ・契約書確認	「以下のリンクからお見積りをご確認いただけます：（リンク）」
		「ご契約に関するお手続きの期限が近づいております。ご不明点がございましたらお知らせください。」
カスタマーサービス	・問い合わせ対応	「お問い合わせありがとうございます。現在、担当者が内容を確認しており、追ってご連絡いたします。」
		「〇〇についての詳細は以下のページでご確認いただけます：（AQリンク）」
	・トラブル対応 ・謝罪	「この度はご不便をおかけし申し訳ございません。現在、問題解決に向けて対応を進めておりますので、少々お時間をいただけますでしょうか。」
		「ご迷惑をおかけしたお詫びとして、〇〇をご提供させていただきます。」
	・定型的な手続き案内	「サポートリクエスト（チケット番号：###）の進捗状況についてお知らせいたします。」
		「以下のリンクからパスワードをリセットいただけます：（リセットリンク）」
	・アフターサポート	「ご利用いただいたサービスについて、ぜひフィードバックをお聞かせください：（アンケートリンク」
		「〇〇の追加オプションをご検討中でしたら、こちらの資料をご確認ください：（資料リンク）」
共通	・メール署名	「△△（部署名）の□□（氏名）と申します。ご不明点があればお気軽にご連絡ください。」
	・法的文言の挿入	「本メールの内容は、機密情報を含む場合があります。誤送信がございましたら削除をお願いいたします。」
	・クーポンコード案内	「以下のクーポンコードをご利用いただけます：xxxxxxxxx」

スニペットの作成・管理方法

スニペットは、非常に簡単に作成することができます。今回は、顧客から商品に対するお問い合わせがあった際の「対応メール文」をスニペット登録する手順をもとに解説します。

スニペットの作成方法

①HubSpot管理画面の左サイドメニューより [ライブラリー] ＞ [スニペット] にアクセスし、右上の [スニペットを作成] をクリックする

②「新規スニペット」の作成画面に移行するので、各項目を設定する
ここで設定するのは、下記の内容です。
・内部名（社内管理用の名称）
・フォルダーを選択（スニペットを格納するフォルダー）
・スニペットテキスト（スニペットの文章）
・ショートカット（スニペットを呼び起こすショートカットワード）

まず「内部名」を設定する

（例：クレームに対するお詫びメール）

③「スニペットテキスト」を設定する

（例：クレームに対する組織としての対応文を記載）

④スニペットの「〇〇株式会社」と「〇〇様」の部分をパーソナライズ化設定する
※パーソナライズトークンを使用して、メールを受け取る顧客の名前や所属する組織名が反映されるようにする

赤色の矢印の [パーソナライズ] をクリックする

⑤「パーソナライズトークンを挿入」の画面で、任意のトークンを選択する

・会社名トークンを挿入したい：タイプは「コンタクト」または「会社」を選択する
・姓トークンを挿入したい：タイプは「コンタクト」を選択する
・名トークンを挿入したい：タイプは「コンタクト」を選択する

このように挿入がされればOK

⑥「ショートカット」を設定する
※スニペットの文章内容を反映する、なるべく短い語を設定してください

（例：商品に対するお問い合わせのお詫びメール）

⑦最後に、[スニペットを保存] をクリックして、作成完了

※このように、スニペット一覧に表示されれば作成成功です

スニペットを格納するフォルダ作成方法

スニペットは、沢山作成すると使いたいスニペットを探すのに時間がかかる恐れがあります。プランによっては、最大5,000件まで作成することができるため、数が増えれば増えるほど管理が煩雑になります。

そのため、フォルダを作成して上手に管理していきましょう。

今回は、部署間で使用するスニペットを分ける形で、以下のように作成します。

• 共通
• 営業
• カスタマーサービス

①HubSpot管理画面の左サイドメニューより [ライブラリー] ＞ [スニペット] にアクセスし、右上の [新規フォルダー] をクリックする

②「新規フォルダーを作成」の画面で、フォルダー名を設定し、[フォルダーを作成] をクリックする
（例：カスタマーサービス）

※このように、フォルダ一覧に表示されれば作成成功です
※フォルダーには、先頭に「フォルダー📂」マークが表示されます

③フォルダーにスニペットを格納する
※格納方法は2通りあります

1) 新規スニペットを作成する画面で、[フォルダーを選択]をクリックし、フォルダーを選択する

2) スニペット一覧で、スニペットにチェックを入れてフォルダーに移動する

④フォルダー名を編集したい場合は、フォルダにチェックを入れて、[名前を変更] をクリックし変更する

スニペットやフォルダを削除する方法

削除したいスニペット、またはフォルダにチェックを入れて、[削除] をクリックする

スニペットの管理方法

スニペットはチーム全体で共有しやすい形で管理すると良いです。
特に以下のポイントに注意すると煩雑化を防げます。

• カテゴリー分け
  営業、サポート、マーケティングなど、用途別や部門・チーム別に分類しておくと検索しやすくなります。
• 利用状況の確認
  スニペットの使用頻度や効果を確認し、不要になったものは削除することで管理をスリム化できます。
  ※利用状況は、以下の赤枠部分で確認ができます（[ライブラリー] ＞ [スニペット]）

HubSpotのスニペット機能を活用できるプランと作成上限数

HubSpotのスニペット機能は、以下の製品、プランで使用可能です。

• Sales Hub　のすべてのプラン
• Service Hub　のすべてのプラン

プラン	スニペット作成上限数
無料	最大3件
Starter	最大5,000件のスニペット
Professional	最大5,000件のスニペット
Enterprise	最大5,000件のスニペット

基本的にすべてのプランで使用することが可能です。
組織全体で使用したい場合は、Starterプラン以上を導入することをおすすめします。

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スニペット機能を活用して業務の効率化を行おういかがでしたか？

HubSpotのスニペット機能は、業務の効率化と一貫性のある顧客対応に欠かせないツールです。特に、営業やカスタマーサポート業務での定型文の利用が多い企業にとっては大きな効果を発揮します。

非常に簡単に作成できるため、ぜひスニペットを有効活用し、効率化とともに顧客とのコミュニケーションをよりスムーズにしていきましょう。