HubSpot×Slackで業務効率UP！通知・レコード検索・タスク管理の方法

HubSpot・Slackとは

HubSpotとは

HubSpotは、CRM（顧客関係管理）をベースとして、マーケティング・営業・カスタマーサービスが保有するデータを一元管理できるカスタマープラットフォームです。

関連記事：
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Slackとは

Slackは、チームのコミュニケーションを円滑にするビジネス向けチャットツールです。
リアルタイムチャット、ファイル共有、ワークフロー自動化機能を備え、さまざまな外部ツールと連携することで業務の生産性を向上させます。

Slackについてはこちら

Slackと連携できるHubSpotの機能

HubSpotとSlackの連携をすると、以下の機能をSlack上で活用できるようになります。

HubSpot	連携できる機能
CRM	ウェブチャット、受信トレイ、コンタクトおよび会社の分析、タスク、チケット管理、取引
Marketing Hub	ワークフロー
Sales Hub	スマート通知、プレイブック
Service Hub	ナレッジベース

連携後は、上記のHubSpotの機能をSlack内で活用することができ、HubSpotの通知をリアルタイムに受信したり、コンタクトや取引の管理を行ったりすることが可能になります。

HubSpotとSlackの連携でできること

HubSpotとSlackを連携すると、どのようなことができるのでしょうか。
ここでは主にできることをご紹介します。

Slack側でHubSpotの通知を受信できる

HubSpot側でのイベント（リードの獲得、フォーム送信、タスクの割り当てなど）が発生すると、Slackにリアルタイムで通知が届きます。
普段Slackを利用して業務を行っている営業担当者やマーケティング担当者は、この通知をHubSpotを見に行くことなく受け取れるため、通知を受けたタイミングで迅速に対応することができます。

以下は通知の例です。

（例）
・リードがフォームを送信するとSlackに通知が届く
・タスクのリマインダーをSlackで受信し、作業の抜け漏れを防ぐ
・チームメンバーがHubSpot内でメンションするとSlackにも通知が届く

Slack側でスラッシュコマンドを使用しHubSpotのレコードを検索できる

Slackでは、「スラッシュコマンド」を使用して、HubSpotのレコード（コンタクト・会社・取引・タスクに格納された情報）を検索することが可能です。
Slackの画面でスラッシュコマンドを入力すれば、Slackのメッセージ画面で最大3件までのレコードを表示してくれるため、いちいちHubSpotに確認しにいく必要がなくなります。

スラッシュコマンドは、「/hs-search 〇〇」のように〇〇の部分に指定の名称を入れて使用します。

（例）
/hs-search 田中太郎 → HubSpot内の「田中太郎」に関連するコンタクト情報を表示
/hs-search 取引リスト → 現在の取引状況を表示

以下の表に、検索したいレコードタイプに紐づく各スラッシュコマンドと、概要をまとめましたので、検索時の参考にしてみてください。

レコードタイプ （オブジェクト）	スラッシュコマンド	概要
コンタクト	/hs-search-contact {コンタクト名}	指定した名前に一致するコンタクトを検索
会社	/hs-search-company {会社名}	指定した会社名に一致する会社を検索
	/hs-report-company {会社名}	会社の主要KPI（関連コンタクト数、取引数、サイト訪問数など）を表示
	/hs-buying-committee {会社名}	会社レコードの購買委員会情報をSlackに投稿
取引	/hs-search-deal {取引名}	指定した取引名に一致する取引を検索
	/hs-search-my-deal {取引名}	ログインユーザーに割り当てられた取引を検索
	[取引ステージを更新]ボタン	Slack上で取引ステージを更新可能
ナレッジベース記事	/hs-search-kb {記事タイトル}	指定したタイトルのナレッジベース記事を検索（※メンバー登録が必要な記事は表示不可）
プレイブック	/hs-search-playbook {プレイブックタイトル}	指定したタイトルのプレイブックを検索
タスク	/hs-search-task {タスクタイトル}	指定したタスクを検索
チケット	/hs-search-ticket {チケットタイトル}	指定したチケットを検索

Slack側で直接HubSpotのレコードを作成・更新できる

Slackでは、HubSpotのレコードを検索するだけでなく、作成・更新することも可能です。
以下は対象のレコードです。

・コンタクト
・会社
・取引
・チケット
・タスク
・メモ

HubSpotとSlackを連携させるための必要な要件

HubSpotとSlackを連携するには、特定のプランや権限、設定条件を満たしている必要があります。
要件を満たしていない場合、機能がうまく作動しなかったり設定エラーが発生したりする可能性があるため、事前に確認しておきましょう。
以下は、連携のために必要な要件です。

連携に必要なHubSpotとSlackのプラン

HubSpot

HubSpotでは、すべての製品の無料・Starter・Professional・Enterpriseプランいずれかが導入されていれば、Slack連携が可能です。

	Marketing Hub	Content Hub	Sales Hub	Service Hub	Operations Hub
無料プラン	連携可能	連携可能	連携可能	連携可能	連携可能
Starterプラン
Professionalプラン
Enterpriseプラン

Slack

Slack側は、無料プランから連携可能です。

HubSpotの権限が「スーパー管理者」

HubSpotのSlack連携を設定するには、HubSpotの「スーパー管理者」の権限が必要です。

スーパー管理者とは、HubSpotアカウントの管理権限を持つユーザーを指します。スーパー管理者でない場合、Slack連携の設定自体ができません。

〈権限の確認方法〉
①HubSpot管理画面にログインする
②右上の [設定マーク] をクリックする
③「アカウント設定」のなかの「ユーザーとチーム」をクリックし自身の権限を確認する

もし、スーパー管理者でない場合は、組織内のHubSpot管理者に依頼して権限を付与してもらいましょう。

Slackの権限が「ワークスペース管理者」

HubSpotとSlackを連携する際、Slack側でも適切な権限をもつ必要があります。
Slackでは「ワークスペース管理者」の権限が必要で、権限がないとアプリの追加や連携設定ができません。

〈ワークスペース管理者の確認方法〉
①Slackのワークスペースにログインする
②左上の [ワークスペース名] をクリックし、「設定と管理」へアクセスする
③ [ワークスペースの管理] ＞[メンバー一覧] から、自分の役割を確認する

ワークスペース管理者の権限がない場合は、組織内のSlack管理者に依頼して設定を行ってもらう必要があります。

Eメールアドレスの一致

HubSpotとSlackのアカウントは、同じEメールアドレスで登録されている必要があります。
なぜEメールアドレスが一致していないといけないのかというと、HubSpotとSlackは、ユーザーをEメールアドレスで紐づける仕組みになっているため、異なるEメールアドレスを登録してしまうと、HubSpotのデータをSlackで正しく参照できなくなるため注意が必要です。

〈Eメールアドレスの確認方法〉
HubSpo側では、
[設定] ＞ [全般] ＞ [Eメール] を確認する

Slack側では、
[プロフィール] ＞ [設定] ＞ [Eメールアドレス] を確認する

もし双方のアドレスが異なっている場合は、HubSpotまたはSlackのどちらかのEメールアドレスに統一しておく必要があります。

接続できるSlackワークスペースは1つだけ

HubSpotは、1つのSlackワークスペースとしか接続することができません。
そのため、仮に複数のSlackワークスペースを利用している場合、どれか1つしかHubSpotに連携できないので注意しましょう。
別のワークスペースに接続したい場合は、一度現在の連携を解除してから再設定する必要があります。
もし複数のSlackワークスペースを運用している場合、HubSpotと連携させるメインのワークスペースを事前に決めておくのがベストです。

HubSpotとSlackを連携させる3つの方法

方法1：アプリマーケットプレイスから連携

HubSpot管理画面のアプリマーケットプレイスからSlackと連携する手順をご紹介します。

①HubSpot管理画面のアプリマーケットプレイスにアクセスする

②「Slack」をクリックする

③Slackの詳細画面の右上にある [アプリをインストール]をクリックする

④HubSpotがSlackに対してアクセス権限をリクエストするので、[許可する]をクリックする

⑤「接続されたアプリ」の一覧にSlackがあれば連携成功

方法2：コミュニケーション設定から連携

つづいて、HubSpot管理画面の「コミュニケーション設定」からSlackと連携する手順をご紹介します。

①HubSpot管理画面の右上の[設定マーク]ボタンをクリックする

②左サイドメニューの [受信トレイ] ＞ [受信トレイ] を選択する

③[現在のビュー] をクリックし、Slackチャンネルの接続先にする受信トレイを選択する

④リストの下に表示されている「Slack連携」セクションから [Slackに接続] を選択する

⑤メッセージを確認し、[Slackに接続] をクリックする

⑥移動先の画面で [許可] をクリックする

⑦受信トレイ画面に戻れば、連携完了

方法3：外部サービスを活用した連携

HubSpotとSlackの連携は、外部サービスを活用して行うこともできます。
外部サービスは、以下のようものを活用できます

〈外部サービス例〉
・Make（旧Integromat）
・Zapier
・Yoom

ツールにより連携手順は異なるので、サービス提供元の企業に確認をとることを推奨します。

SlackでHubSpot通知を受信する設定方法

HubSpotのアクティビティをSlack側で通知する方法は、以下の4種類です。

1. ユーザー通知
2. コミュニケーション受信トレイからの通知
3. レコードのアクティビティ通知
4. カスタム通知（ワークフローで通知）※ProfessionalおよびEnterpriseのみ

今回は、この中でもよく利用する「ユーザー通知」と「コミュニケーション受信トレイからの通知」の設定方法をご紹介します。

ユーザー通知

ユーザー通知設定をすると、HubSpot側でアクションまたはアクティビティが発生する際にSlack側で通知を出すことができます。
以下はアクション・アクティビティの例です。

・レコード作成・更新
・タスクの割り当て
・リマインダーに関するメンション

設定方法は以下です。

①HubSpot管理画面の 右上にある[設定]ボタンをクリックする

②[通知] をクリックする

③[他のアプリ] をクリックする

④Slackを [オン] にする

コミュニケーション受信トレイからの通知

コミュニケーション受信トレイからの通知設定をすると、HubSpotで設定した以下で顧客からの問い合わせが発生した際にSlack側で通知を出すことができます。

・フォーム
・Eメール
・ウェブチャット

設定方法は以下です。

①HubSpot管理画面の左サイドメニューより、[データ管理] ＞ [連携] をクリックする

②［Slack］をクリックする

③［全般設定］タブで、コミュニケーションの受信トレイ用のSlackチャンネルを設定する

④［オン／オフ］スイッチをオンにし、HubSpotのコミュニケーション受信トレイをSlackチャンネルと同期する

⑤［Slackチャンネル］のドロップダウンメニューをクリックし、コミュニケーションの受信トレイを関連付けるチャネルを選択する

⑥［受信トレイチャネルのタイプ］のドロップダウンメニューをクリックし、Slackに同期するチャネルのタイプを選択する

HubSpotとSlackを連携させて業務効率化を促進

いかがでしたか？
HubSpotとSlackを連携することで、HubSpotのCRMデータをSlack内で確認したり、リードや商談の進捗をリアルタイムで通知したりすることができ、スラッシュコマンドの活用により業務効率化も図れます。
HubSpotやSlackを普段利用しているという方は、ぜひ検討してみてください。

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