HubSpotとZoomを連携してウェビナー運営を効率化！設定方法や連携の注意点を解説

HubSpotとZoomを連携すると何ができる？

HubSpotとZoomの連携をしなくともウェビナー運営は可能ですが、連携することで下記の内容を実現し、ウェビナー運営を効率化することができます。

• 申し込み・参加・不参加のデータをリアルタイムに取得できる
• 平均参加時間や行動データを活用したセグメント化ができる
• プロセスの完全な自動化ができる
• ウェビナー中のアンケート結果やQ&Aデータの活用ができる

それぞれ詳しく解説します。

申し込み・参加・不参加のデータをリアルタイムに取得できる

ZoomをHubSpotと連携することで、ウェビナーへの申込・参加・不参加のデータが顧客情報とともにHubSpotのCRMに自動的に記録されます。
そのデータをもとに、以下のことが可能になります。

• リマインダー送信対象の自動管理
  申込者リストが自動的に更新されるため、申込者を対象としたリマインダーメールの対象リストを手動で管理する手間が省けます
• フォローアップメールの精度向上
  実際に参加したか、参加しなかったかを把握できるため、相手に合わせて内容をカスタマイズしたメールを送ることができます

例えば、参加者には「ウェビナー録画や追加資料を送信」し、不参加者には「次回のウェビナー案内や録画視聴リンクを送る」といった細かな対応ができるようになります。

平均参加時間や行動データを活用したセグメント化ができる

Zoom連携をすると、単に「申し込みした」「参加した」という情報だけでなく、参加者の平均参加時間や退出タイミングといった詳細データもHubSpotに自動連携させることができます。

• 具体的な活用
  – 平均参加時間が長いリードを「〇〇テーマや自社への高関心層」としてセグメント化し、営業チームに優先的に対応してもらう
  – 早めに退出したリードには、フォローアップメールを使って、関心を引く新たな資料や次回ウェビナー案内などを送り長期的な関係を築く

HubSpotとZoomの連携なしでは、こうした詳細データを取得・整理ことは難しいため、手作業でチェックすると非常に非効率的です。

プロセスの完全な自動化ができる

連携しない場合、以下の手間が発生します。

• ウェビナー参加者リストの手動入力
  ZoomからCSVなどでエクスポートしたデータをHubSpotにインポートするか、ウェビナー中に回答してもらったアンケート結果をもとに誰が参加していたかチェックしてHubSpotに登録するなどの必要が発生する

連携によって、これらのプロセスが自動化され業務が効率化されるだけでなく、「実は参加していた人にメールや資料を送付していない」や「実は参加してなかった人に間違ってメールを送ってしまった」などのヒューマンエラーも防げます。
さらに、ウェビナー終了後すぐにデータがHubSpotに反映されるため、タイムリーなフォローアップが可能になります。

ウェビナー中のアンケート結果やQ&Aデータの活用ができる

HubSpotとZoomを連携することで、ウェビナー中に回収したアンケート結果や、質疑応答の際に挙がった質問とそれに対して行った回答もHubSpot CRMに自動同期させることができます。

そのため、どの参加者がどういった興味関心を持っているのかを把握し、次のアプローチに生かすことができます。

HubSpotとZoomの連携方法

それでは、実際の連携方法を解説します。

【HubSpotで操作】Zoomアプリをインストールする

①HubSpotの管理画面右上より「アプリマーケットプレイス」にアクセスする
②「Zoom」と検索し、表示されたアプリを選択する
③「アプリをインストール」をクリックし、Zoomアカウントにログインして認証を行う

この操作で、HubSpotとZoomの連携が完了します。

【Zoomで操作】ウェビナーを作成する

①Zoomにサインイン後、左側のナビゲーションメニュー内の [ウェビナー] をクリックし、 [ウェビナーをスケジュールする] をクリックする

②「ウェビナーをスケジュール」の画面で、開催日時やオーディオ、Q&Aなどの詳細設定を行う

③ウェビナーへの参加URLを発行する

【HubSpotで操作】ウェビナー申し込み用フォームを作成する

①HubSpotでの具体的な「フォーム作成手順」については、下記の記事で画像付きで解説していますので、参考に作成してください。

関連記事：
📚HubSpotのフォーム機能とは？活用メリットや作成手順、活用方法まで徹底解説

よくあるウェビナー用の質問項目は下記を参照ください。

・会社名
・姓
・名
・役職名
・Eメールアドレス
・電話番号

②作成したフォームは、自社サイトやウェビナー告知用ページに設置する

【HubSpotで操作】ワークフローを作成する

次に、フォームからウェビナー参加申し込みをしたリードに対して、以下の流れに沿ってメールを自動送信するためのワークフローを組みます。
ウェビナーのリマインドメールやアンケート回答依頼メールを作成し、ワークフローに組み込むことで、一連の流れを自動化することができます。

〈例〉※2025年1月30日の12:00～13:00でウェビナー開催とする
ウェビナー用フォームでの申し込みが発生（トリガーとして設定）
↓
サンクスメールを送信する
↓
ウェビナーの7日前（1月23日のAM9:00）にリマインドメールを送付する
↓
ウェビナーの1日前（1月29日のAM9:00）にリマインドメールを送付する
↓
ウェビナー当日（1月30日のAM9:00）に参加用URLをメールで送付する
↓
ウェビナー終了後（1月30日のPM13:00）にお礼メールを送付する

①HubSpot管理画面の左サイドメニューより、[自動化] > [ワークフロー] をクリックする

②右上の [ワークフローを作成] をクリックし、 [テンプレートから] または [ゼロから作成] をクリックする
※[ゼロから作成] を選択いただいても作成可能ですがテンプレートの方がより簡単に作成できます

③「トリガー」「遅延」「Eメール」などの設定を行い、ワークフローを組む

▼完成したワークフローはこちら

HubSpotとZoomを連携する際の注意点

HubSpotとZoomの連携を行う際には、いくつかの注意点があるのでご紹介します。

ZoomもHubSpotも有料プラン契約が必要

HubSpotとZoomの連携をし、マーケティング活動をより効率的に行いたいという場合、双方の以下プランへの契約が必要です。

Zoom：Zoom Workplaceの契約
HubSpot：Marketing Hub Professionalプラン以上の契約

Zoomの無料プランではウェビナー機能自体が利用できないため、連携を試みても制限がかかります。
また、HubSpot Marketing Hubの無料プランでは高度なマーケティング機能が使えないため、例えばウェビナー参加者をリストへ自動登録したい場合やリマインドメールの自動配信を行いたい場合にはProfessionalプラン以上の導入が必要となります。

関連記事：
📚HubSpot Marketing Hubとは？特徴・機能・料金・メリットデメリットを徹底解説

HubSpotに連携できるZoomアカウントは1つだけ

HubSpotでは、1つのアカウントに紐付けられるZoomアカウントが1つに限られています。これが問題となるのは、1つの企業やチーム内で複数のZoomアカウントを利用している場合です。
例えば、営業チームとマーケティングチームがそれぞれ独自のZoomアカウントを使用している場合、どちらか1つのZoomアカウントをHubSpotに連携させることができます。

そのため、どのアカウントをHubSpotに接続するかを事前に決定し、連携後は他のZoomアカウントでのウェビナー運用を避けるといった運用ルールを明確にしておくことが重要です。

連携するには管理者権限が必要

HubSpotとZoomを連携する際には、それぞれのプラットフォームで「管理者権限」が必要です。
管理者権限とは、各プラットフォームの設定を変更したり、外部ツールとの連携を行ったりできる上位権限を指します。

もし権限がない場合は、社内のシステム管理者や担当者に連携作業を依頼する必要があります。
事前に誰が権限を持っているのか、権限が不足している場合にどう対応するかを確認しておきましょう。

HubSpotとZoomでウェビナー運営を効率化しよう

いかがでしたか？
HubSpotとZoomを連携することで、ウェビナー運営における登録者データの管理やフォローアップの精度がより向上しますので、特にオンラインイベントを重要な戦略とする企業にとっては、欠かせない機能です。
この機会にHubSpotとZoomを連携させて、よりスマートなウェビナー運営を実現してみてはいかがでしょうか？